Lukas, der sidder udenfor med en neonvest på og hænderne bag ryggen

Oprørsbreve

Idéer til klimakampen

Informationsdisciplin

Mens en organisation er lille, er det rimelig nemt og naturligt at sørge for at alle har den information, de skal bruge. Men efterhånden som organisationen bliver større kan den samlede mængde information blive svær at finde rundt i. Samtidig er indstrømningen af ny information større og bliver svær at sortere i. Så det bliver nødvendigt at være noget mere målrettet om organisationens håndtering af information.

Kvalitet frem for kvantitet

Som organisation er der god grund til at samle alle mulige forskellige slags information og gemme det. Det kan være vejledninger til arbejdsopgaver, kontaktoplysninger på journalister og samarbejdspartnere, mødereferater og kvitteringer. Men efterhånden som der kommer mere og mere til, bliver det sværere og sværere at finde det rigtige. Og hvad er verdens bedste vejledning værd hvis ingen læser den?

Derfor kræver det rimelig meget disciplin af organisationens deltagere at holde orden i fælles drev og så videre. Mantraet må være at den ekstra energi fra de ekstra deltagere skal lægges i kvalitet frem for kvantitet. Arbejde er bedre givet ud på at opdatere og forbedre noget som mange læser frem for at lave noget nyt som ingen læser. Ofte er det også bedre givet ud at dele informationen ved at holde en workshop end ved at skrive en vejledning.

Her er et eksempel: Jeg var længe i logistikgruppen hvor vi forsøgte at holde en liste over de ting vi havde på vores lager. Idéen var at folk selv kunne tilgå lageret uden om os og så opdatere listen løbende. Men efterhånden som der kom flere og flere ting på lageret blev listen meget uoverskuelig og bøvlet at opdatere. Det kom til et punkt hvor det eneste som listen blev brugt til var igen og igen at katalogisere alle materialerne hver gang listen ikke var blevet vedligeholdt. Det var 95% arbejdsbyrde, 5% nytte. Istedet ville det have været bedre at nøjes med at holde styr på de 5-10 mest værdifulde/oftest brugte ting og så rent faktisk holde løbende styr på hvor de var henne, så de kunne findes når der var brug for dem.

XR Danmark havde også en gang en arbejdsgruppe, der havde taget opgaven på sig at hjælpe med at starte nye lokalafdelinger. De gik til opgaven ved at skrive en lang guide til hvordan man gjorde. Den beskrev alting ned til mindste detalje og begrundelsen for det. Den lange guide endte så som et dokument i en afsides krog af drevet og blev aldrig læst af nogen. Her havde der været meget mere nytte i faktisk at finde folk der gerne vil starte en lokalafdeling og så hjælpe dem med selve arbejdet og kun skrive det mest nødvendige ned (Jeg indrømmer ironien i at det står i en tekst som denne - men hey, du læser det nu). De færreste har lyst til at læse et dokument på over én side før de går i gang med en opgave.

Et andet lille fif er at når man skriver mødereferater er det smart løbende at tilføje referaterne til ét dokument, med det nyeste øverst. På den måde undgår man en masse filer på drevet og kan søge efter et punkt uden at vide hvilken dag det blev aftalt.

Pointen gælder også for møder: Jo flere deltagere der er til et møde, jo bedre bør der være styr på kvaliteten af informationen. Det skal præsenteres mere præcist, kortfattet og indbydende. Og jo mere bør deltagerne overveje om det de vil sige virkelig behøves at blive sagt til alle. Til intromøder hvor man præsenterer opgaver som nye deltagere kan melde sig på, er det en god ting at have mere end én mulighed, men flere end tre muligheder er en dårlig idé. Her er det bedre at præsentere de tre arbejdsgrupper, som bevægelsen har mest brug for at der kommer nye til, istedet for at overvælde folk med informationer og valgmuligheder.

Sekretær

Det hjælper meget hvis bevægelsens deltagere har disciplin til at holde orden i de fælles informationer. Men på et tidspunkt bliver det alligevel uoverskueligt og rodet. Når det sker, vil jeg foreslå at man indfører en sekretær. Man kan tænke på det som en ordstyrer, men for dokumenter. Når møder bliver tilpas store er det bare en god idé med en ordstyrer (facilitator), lige meget hvor gode deltagerne er til at holde mødedisciplin. På samme måde bliver det på et tidspunkt en god idé med en sekretær, når der er tilpas mange dokumenter at holde styr på. Mange kan nok se at det ville være godt at have en sekretær i organisationen, så når der alligevel meget sjældent er folk der tager den opgave, er det nok fordi de fleste synes det er kedeligt arbejde. Derfor synes jeg også at det giver god mening at støtte vedkommende der tager opgaven finansielt, så det bliver gjort alligevel.

Ofte burde 90% af de dokumenter der ligger på fælles drev faktisk blive arkiveret. Ved at få ryddet op i dem bliver de 10% der faktisk bliver brugt, gjort meget mere tilgængelige. Sekretærens opgave kan også være at sørge for at de dokumenter der bruges mest er af en vis kvalitet og er nemt tilgængelige. Sekretæren får ligesom ordstyreren en del magt ved at være i denne position, men det må man acceptere. Det er i det hele taget ikke så dumt hvis dem, der laver meget af arbejdet også kan bestemme en del.

Kontekst-let kultur

I antropologi kan man vurdere kulturer/omgivelser på hvor meget kontekst man skal kende for at forstå hvad der foregår. En kontekst-tung (high-context) kultur er når man skal have meget forforståelse for at gennemskue hvad der sker. F.eks. får man til traditionelle gudstjenester ikke forklaret meget og vil som udenforstående have svært ved at følge med. Omvendt, hvis man tager til vaccination, er der skilte der på letforståelig vis forklarer proceduren og giver al den nødvendige info til at komme hele vejen igennem. Det er altså et eksempel på kontekst-let (low-context) kultur. Det giver god mening til vaccination, fordi alle, også personer der aldrig har prøvet det før, skal kunne lykkes med det.

Det synes jeg vi skal lade os inspirere af i klimakampen, og stræbe efter at gøre vores events kontekst-lette (Link til blogindlæg der foreslår det samme i IT-branchen). Det vil helt praktisk hjælpe nye med at navigere effektivt i vores organisation, men også afhjælpe at man føler sig utilstrækkelig som ny. For at opnå dette foreslår jeg nogle konkrete tiltag:

De ovenstående er ting som jeg ofte oplever kan blive glemt at nye har brug for at få at vide (og måske svært ved at spørge om). En meget passende analogi er et ødelagt trappetrin i et hus: Dem der bor i huset kender til det ødelagte trappetrin og ved at man skal træde henover det. Dem der ikke kender til det falder og kommer aldrig op ad trappen.

Lidt indforståede jokes osv. skal der være plads, men det skal være i et omfang hvor nye har mulighed for at komme ind i det relativt hurtigt. Almindelig høflig uddybende info i samtaler rækker også ret langt.

I studiet af komplekse systemer er der et begreb, der hedder emergence: Det betyder at systemer med mange dele, der kommunikerer på kryds og tværs kan levere resultater der er større end summen af delene. Det er jo drømmescenariet for en social bevægelse. Men for at det lykkedes kræver det at informationen flyder frit til de rette steder. Hvis strømmen af info hæmmes tilpas meget bryder de kollektive egenskaber sammen. Det er en lidt abstrakt pointe, men en lille ting jeg i hvert synes det fortæller er vigtigheden af at tilføje links hvis man skriver om noget, og så vidt muligt at gøre al information tilgængelig uden et password.

Jeg vil dog ikke overlade bevægelsens styring fuldstændig til kollektivet. Der er stadig brug for dygtige strateger som går i dybden i deres overvejelser og finder på nye idéer. Men ved hjælp af et godt informationsflow kan bevægelsen effektivt samles bag strategien og idéerne blive tilpasset og forbedret.

Udgivet